Cara Mudah Kelola Proyek dengan Tomps, Aplikasi Manajemen Proyek
Assalamu alaikum semua!
Apa kabarnya? Semoga sehat senantiasa. Walaupun PPKM Jawa-Bali baru usai, tetap patuhi prokes demi kemaslahatan bersama ya.
Di postingan kali ini, saya mau bahas topik yang jarang banget disinggung; yaitu pekerjaan. Setelah sering kali nulis tentang hobi motret dan hobi lainnya, kali ini boleh ya ngomongin kerjaan 😉
Dimulai dengan pertanyaan, apa yang terbersit dalam benak jika mendengar kata "proyek"? Duluuuu banget, yang terbayang dalam kepala saya adalah truk-truk besar, mesin escavator, kendaraan berat seperti buldozer beserta kawan-kawannya, helm lapangan beserta atributnya. Tak ketinggalan debu beterbangan di tengah panas terik.
Setelah sekain lama menggeluti bidang project management, akhirnya pemikiran tentang proyek tadi pun terkoreksi.
Walau tidak sepenuhnya salah, sih. Yang perlu "diluruskan" adalah paradigma tentang proyek. Ternyata tidak semua proyek adalah proyek infrastruktur yang melibatkan alat-alat berat pembangunan. Dan ngerjain proyek pun nggak mesti di lapangan penuh debu.
Jadi, apa proyek itu?
Definisi Proyek
Untuk jelasnya, kita mulai dari definisinya dulu yuk. Dalam bisnis dan ilmu pengetahuan, proyek diterjemahkan sebagai usaha temporer yang kerjakan secara kolaboratif yang tak jarang melibatkan penelitian atau desain untuk mencapai tujuan tertentu (atau unik, khas).
Gampangnya nih, proyek adalah usaha temporer atau sementara waktu untuk mencapai tujuan tertentu. Sesuai kata-kata yang dihighlight kuning, tak lain keyword atau kata kunci dari definisi proyek.
Diperjelas lagi secara teorinya -merujuk PMBOK (Project Management Body Of Knowledget) milik Project Management Institute (PMI)® - secara definisi proyek adalah aktivitas yang mempunyai gabungan unsur waktu, ruang lingkup (scope) dan biaya. So anything contains those three elements is eligible to be categorised as project.
Project Management Institute adalah organisasi Project Management profesional terkemuka beranggotakan praktisi project management dari seluruh dunia.
Berdasarkan definisi tersebut, jangankan bangun rumah, punya rencana memperbaiki teras rumah saja sudah bisa disebut sebagai proyek.
 |
| Pict from Pexels |
Project Components
Ada juga kemudian yang menambahkan mutu sebagai komponen proyek. Dalam membuat atau membangun sesuatu, pastinya ingin output dengan kualitas yang baik 'kan? Untuk mendapatkan kualitas produk yang bagus itu juga adalah suatu proses, yang bisa jadi sama panjangnya dengan periode proyek itu sendiri. Memakai ilustrasi proyek renovasi rumah, kualitas bangunan teras seperti apa yang diinginkan?
Dari jabaran di atas, maka proyek adalah gabungan dari waktu (Time) + ruang lingkup (Project Scope) + biaya (Cost) + kualitas (Quality).
Project Manager
Lalu siapa yang mengelola keempat komponen tersebut? Tak bukan adalah Manager Proyek atau Project Manager.
Siapa saja yang bisa jadi project manager? Pada dasarnya semua orang bisa jadi Project Manager atau lazim disingkat PM. Tentunya dengan syarat dan ketentuan berlaku. Pria maupun wanita bisa jadi PM, tidak ada batasan gender. Seperti saya contohnya hehehe.
Kenapa saya katakan demikian? Karena mulanya pun saya tidak punya latar belakang proyek, apalagi project management. Semuanya dipelajari sejalannya proyek alias learning by doing. Sebagai suatu profesi yang diakui, project management itu ada ilmunya, lho. Nah, ilmunya ini yang harus dipahami dan diterapkan dalam keseharian pelaksanaan proyek.
Mengapa? Karena mengelola sumber daya proyek dengan ruang lingkup yang dibatasi oleh waktu serta anggaran ternyata tidak mudah dan banyak tantangannya. Keterbatasan ini juga yang membedakan antara “project management” dengan “management” yang lebih merupakan proses berkelanjutan.
Dengan belajar manajemen proyek yang mumpuni, seorang PM punya bekal untuk mengelola keterbatasan tersebut. Menurut PMBOK [lagi] milik PMI ®, seorang project manager yang baik strongly recommended menguasai tiga hal yaitu Technical Project Management, Leadership serta Strategic and Business Management.
Paham ‘kan mengapa “ilustrasi” proyek penuh debu itu kemudian berubah? Karena sebagian besar alokasi waktu seorang PM justru dilakukan untuk menganalisa dan mengkoordinasikan proyek. Sesekali saja ke lapangan jika diperlukan, misalnya untuk mengetahui situasi terakhir di lapangan. Inipun sesekali saya lakukan. Selain validasi apakah laporan yang diterima sesuai dengan lapangan, juga berinteraksi dengan team yang jarang mostly on site.
Ingat kan, proyek adalah aktivitas kolaboratif. Pastinya melibatkan banyak orang. Koordinasi sekian banyak manusia dengan karakter yang berbeda, selain menarik juga jadi tantangan tersendiri.
Lha, memangnya koordinasi team masuk dalam job descriptionnya project manager? Memangnya apa saja yang dilakukan seorang PM?
Jawabannya: banyak pake banget! Meminjam istilah anak milenial.
Pekerjaan Project Manager bahkan dimulai jauh sebelum proyek itu dilaksanakan. Idealnya PM terlibat dalam perencanaan (Planning Phase), selain bertujuan untuk kemudahan pelaksanaan [executing] dan pemantaun atau monitoring.
Project Manager yang terlibat dalam perencanaan akan lebih memahami “tujuan” proyek. Menyambung analogi “Proyek Renovasi Teras”, setelah mengetahui bahwa yang akan direnovasi adalah teras rumah, maka project manager tidak akan membicarakan area lain selain teras. Fokus pada teras dan lahan sekitar yang berada di dekatnya. Project Manager yang berpengalaman bahkan akan bertanya, teras depan atau teras belakang?
Makin spesifik, ya? Lebih lanjut lagi, bagian apa yang mau direnovasi; apakah bosan dengan motif ubin yang sekarang atau malah akan merubah luas teras? Makin detil informasi yang diberikan, makin memudahkan manager proyek menuangkan perencaan proyek termasuk desain proyek.
Berdasarkan informasi yang dikumpulkan tersebut, project manager dibantu timnya akan menyusun membuat rincian proyek yang terdiri dari rencana kerja termasuk jadwal proyek, pembagian tugas, menghitung biaya yang diperlakukan termasuk identifikasi resiko.
Biaya proyek dihitung berdasarkan sumber daya proyek yang meliputi jumlah orang yang terlibat dalam proyek, makin banyak dan makin lama periode proyek, biasanya ongkosnya juga besar. Jenis beserta jumlah bahan baku; makin premium bahan yang akan dipakai juga akan meningkatkan biaya proyek, plus biaya peralatan yang diperlukan untuk menunjang jalannya proyek.
 |
| Pict from Pexels |
Tadi sedikit disinggung resiko. Masih memakai proyek renovasi teras, apakah jadwal renovasi teras dilakukan di musim penghujan atau tidak. Tentunya resiko keterlambatan akan lebih besar jika proyek dilakukan selama musim hujan, bukan? Namun bagaimana jika renovasi harus tetap dijalankan? Segala sesuatu yang dibutuhkan untuk memitigasi resiko biasanya memerlukan biaya. Mitigasi di sini adalan tindakan antisipatif bertujuan meminimalisir dampak resiko, lebih bagus lagi jika dapat menghilangkan resiko. Otomatis hal ini akan menambah komponen biaya.
Inilah yang dimaksud dengan pengelolaan keterbatasan –termasuk risk management- oleh seorang project manager.
Dalam pengelolaan tersebut, banyak melibatkan banyak dokumen dan beragam tabel dengan bantuan aplikasi perkantoran. Khusus untuk tabel, yang biasa digunakan adalah excel sheet besutan Mirosoft. Jika proyeknya sederhana dengan lokasi tunggal, mungkin aplikasi tersebut masih dapat mengakomodir kebutuhan proyek.
Saya sendiri merasakan MS Excel ini lumayan mumpuni. Selain bisa untuk teks semacam word, buat grafik, pivot sampai formula dengan program tertentu bisa diakomodir oleh aplikasi ini. Dan ini rupanya praktek umum. Banyak perusahaan yang menggunakan spreadsheet excel ini dalam mengelola manajemen proyeknya.
Padahal pakai excel pun bukan berarti zonder masalah. Rasa frustasi pakai Excel baru muncul saat melibatkan banyak data dengan multiple formula.
Bayangkan jika mengelola complex projects atau mengelola proyek di banyak site, di mana nota bene melibatkan banyak data. Kemungkinannya antara excel akan hang or even crashed!
Artinya spreadsheet bukan perangkat yang efektif untuk mengelola proyek, terutama proyek yang kompleks dan besar. Jika masih menggunakan aplikasi excel, bisa dipastikan akan konsumsi waktu yang tidak sedikit dan mengurangi efektivitas.
Di situasi yang seperti itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat menunjang efektivitas pengelolaan manajemen proyek. Ada banyak project management application di pasaran, umumnya dibuat oleh provider asing. Modelnya pun macam-macam, namun punya konsep yang sama yaitu menjadi all-in-1 tool applications for managing project to achieve efficiency.
 |
| Pict from Pexels |
Namun jika dikaitkan dengan Project Cost, sudah bisa dibayangkan harga jual yang tidak murah. Belum apa-apa, proyek sudah perlu investasi tinggi untuk alokasi alat kerja.
Bicara efisiensi, proyek itu maunya untung. Mirip dengan orang jualan, ada spare margin yang umumnya jadi KPI project juga. Masih ingat korelasi biaya terhadap waktu seperti yang dijelaskan di atas?
Maka dari itu jika ada opsi untuk menekan biaya, para pemangku kepentingan dalam hal ini project steering committee akan dengan senang hati membuat keputusan tersebut. Oiya, dalam mekanisme kerjanya, project manager mempertanggung-jawabakan pekerjaannya pada komite yang disebut project steering committee. Komite ini bertindak selaku badan pengawas dan pembuat keputusan strategis yang berhubungan dengan proyek. Dalam hal ini, project manager “hanya” bertindak selaku eksekutor proyek dan membuat keputusan-keputusan yang sifatnya teknis operasional proyek saja.
TOMPS
Kembali ke laptop, eh aplikasi manajemen proyek, untungnya sekarang sudah tersedia pilihan aplikasi manajemen proyek buatan anak negeri yaitu Tomps, hasil inkubasi digital PT. Telekomunikasi Indonesia. Walau baru 4 tahun, Tomps sudah dipakai oleh berbagai pengembang dalam negeri untuk mengelola proyek-proyek mereka. Hal tersebut makin membuat Tomps makin yakin untuk menjadi impactful project management ecosystem di Indonesia dengan memaksimalkan potensi sumber daya anak negeri.
Memangnya se-powerfull apa sih aplikasi manajemen proyek Tomps ini?
Yuk kita bedah mulai dari fitur-fiturnya dulu.
Fasilitas Fitur yang tersedia di Tomps
Baik mengelola peoyek skala kecil, menengah maupun besar; aplikasi ini menyediakan smart project management feature yang siap mengelola proyek secara end-to-end. Mulai dari tahap inisiasi hingga project closing yang mencakup diantaranya:
- Project Scheduling, Planner & Completion
Penjadwalan dari mulai proyek Start hingga Closing berikut alur aktivitas pekerjaan proyek dituangkan dalam fitur ini.
- Project Tracking
Memantau apakah proyek berjalan sesuai waktu yang sudah ditetapkan. Ini menjadi salah satu fitur penting dalam setiap aplikasi manajemen proyek termasuk Tomps, tentunya.
- Project Cost
Fitur untuk memonitor pengeluaran proyek. Menjaga agar pengeluaran jangan sampai over budget.
- Gantt Chart & S-Curve
Ini adalah visualisasi dari upaya yang telah dilakukan dan biaya yang sudah dikeluarkan terhadap periode proyek yang berjalan. Biasanya dalam bentuk grafik, dapat berupa grafik batang (Gantt Chart) atau Kurva S yang lazim disebut S-Curve. Karena bentuknya memang menyerupai huruf S. Grafik-grafik tersebut sangat membantu menganalisa performansi proyek karena membantu grafik tersebut membandingkan antara Plan vs Actual.
Selisih atau perbedaan antara Plan vs Actual itulah yang akan dianalisa akar permasalahannya (Gap Analysis). Sudah menjadi tugas project manager adalah membuat kondisi "aktual" sesuai dengan "target" yang ditetapkan di awal.
- Document & evidence repository
Sebagaimana diutarakan sebelumnya bahwa manajemen proyek melibatkan banyak paperwork. Mulai dari dokumen desain, laporan maupun dokumen korespondensi yang tak jarang isinya konfidensial. Sifat proyek yang dinamis berkakibat pada jumlah dokumen yang menumpuk untuk dikelola dengan baik. Selain membutuhkan tempat yang tidak kecil, isinya yang konfidensial membuat dokumen proyek memerlukan perlakuan khusus. Ada dokumen yang boleh diakses oleh semua project member, namun ada yang hanya untuk kalangan terbatas, misalnya dokumen kontrak proyek.
Artinya diperlukan mekanisme yang tidak sembarang untuk mengatur dokumentasi.
Keuntungan dari digitalisasi adalah bentuk dokumen yang tidak lagi mesti berbentuk kertas cetak konvensional. Berkat kemajuan teknologi, dokumen fisik kini dapat diubah menjadi digital printing. Dari perspektif ruang, kebutuhan akan tempat untuk menyimpan dokumen menjadi lebih efisien.
- Unlimited cloud
Masih terkait dokumen. Walaupun sudah berbentuk dokumen digital, kebutuhan storage room masih diperlukan. Hanya saja dalam bentuk yang berbeda. Dengan bentuknya yang sekarang, diperlukan bukan lagi ruangan arsip melainkan storage capacity yang dapat menampung seluruh dokumen proyek beserta database proyek.
Tomps dalam hal ini menyediakan kapasitas server yang dapat disesuaikan dengan project size yang kita kelola.
- Geo-map tagging & visualisation
Jika proyek yang dikelola tidak terpusat di satu titik, melainkan tersebar di banyak lokasi, fitur ini sangat bermanfaat dalam memberikan informasi alamat yang tepat dengan mengoptimalkan Google map tagging. Berkat fitur ini pula kita dapat melihat peta sebaran proyek.
Ada proyek-proyek yang memang membutuhkan informasi lokasi yang presisi sedemikian rupa, misalnya proyek telekomunikasi; bidang industri yang saya geluti selama ini 😉
Sedangkan fitur visualisasi biasanya dibutuhkan sebagai bukit dukung atau evidence. Sebagai validasi bahwa suatu aktivitas sudah dilakukan. Ambil contoh lagi untuk proyek telekomunikasi; pembuktian bahwa instalasi perangkat sudah dipasang lengkap akan dilaporkan sebagai finished installation. Sebagai buktinya, diperkuat dengan potret hasil instalasi yang diuggah dalam sistem.
- API Integration
Fitur inilah yang menjadikan Tomps sebagai aplikasi manajemen proyek berbasis website yang dapat juga diakses via gawai dan mobile. API memungkinkan interaksi antara data, aplikasi, dan perangkat. Selain mengirimkan data, API juga memfasilitasi konektivitas antara perangkat dan program.
- Reporting
Pada saat eksekusi, main job manager proyek adalah memantau perkembangan proyek. Kegiatan melacak data tersebut dapat diperoleh melalui laporan. Ada banyak jenis laporan yang terlibat; laporan kemajuan proyek harian, mingguan hingga bulanan. Bahkan keuangan proyek.
Selain dibutuhkan kualitas laporan yang akurat dan detil, laporan juga harus real-time. Pada prakteknya, tidak mudah mengumpulkan banyak informasi terlebih jika lokasi proyek tersebar di banyak daerah. Setelah data terkumpul, masih dibutuhkan waktu untuk mengolahnya menjadi laporan. Dan ini dilakukan tidak hanya sekali atau dua kali saja. Project Reporting adalah makanan sehari-hari, bayangkan keseluruhan waktu yang dikonsumsi "hanya" untuk reporting. Belum lagi faktor error rate karena dikerjakan manual.
Kajian berdasarkan User Experience Tomps mencatat terjadi efisiensi sampai dengan 75% dalam hal pengumpulan data proyek. Seandainya secara konvensional perlu waktu 8 jam untuk collect information, maka dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek durasinya bisa dipangkas jadi 2 jam saja. Wow!
Sisa waktu 6 jam dapat dioptimalkan untuk aktivitas project improvement lainnya.
- Dashboard
Tomps sebagai aplikasi manajemen proyek dapat menyajikan laporan dari hulu ke hilir dalam satu tampilan atau integrated reporting yang memudahkan project controlling. Benefit lainnya, project dashboard dapat diakses kapan saja.
Dashboard End-2-end semacam ini sangat berguna dalam membangun project chopper view sebagai dasar bagi keputusan yang sifatnya strategis.
Say "sayonara" to spreadsheet 😉
Memahami kondisi pasar dimana proyek terdiri dari proyek skala kecil hingga komplek, pihak Tomps menyediakan beragam paket, mulai dari Basic Package hingga kelas premium. Pihak User tinggal memilihnya sesuai dengan kebutuhan proyek dan ketersediaan budget.
So, jika Anda berkecimpung di dunia manajemen proyek dan merasa membutuhkan end-to-end information yang real time dengan sistem yang fleksibel serta transparan. Bisa jadi itu indikasi bahwa cara konvensional yang dilakukan sudah tidak efektif lagi. Jadikan hal tersebut sebagai momentum untuk beralih menggunakan aplikasi manajemen proyek Tomps dan rasakan manfaatnya.
*Tulisan ini diikutsertakan dalam TOMPS Blog Competition*
Sumber referensi:
- Wikipedia
- PMI.org
- Tomps.id
0 comments
Hai ^_^
Terima kasih sudah berkunjung dan membaca tulisan saya di blog ini.
Silakan tinggalkan komentar yang baik.
Mohon maaf, komentar anonim maupun yang sifatnya spam, tidak akan dipublikasikan.
Keep reading and Salam !